Setiap perusahaan pasti mengharapkan suatu lingkungan kerja yang selalu bersih, rapi, dan masing-masing orang mempunyai konsistensi dan disiplin diri, sehingga mampu mendukung terciptanya tingkat efisiensi dan produktifitas yang tinggi di perusahaan.
Namun pada kenyataannya kondisi ini sulit terjadi di setiap perusahaan. Banyak perusahaan yang seringkali mengeluh begitu sulitnya dan banyak membuang waktu hanya untuk mencari data, peralatan/perlengkapan kerja, dan sarana yang lupa penempatannya. Tidak hanya itu, seringkalinya kita kurang nyaman dengan kondisi area kerja yang berantakan dan tidak jarang memicu kondisi emosional kita karena menyulitkan dalam pekerjaan kita.
Beberapa permasalahan tersebut diatas dapat kita atasi dengan melakukan penerapan program 5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) yang merupakan adaptasi program 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke)yang dikembangkan di Jepang dan sudah digunakan oleh banyak Negara di seluruh penjuru dunia. Ini merupakan suatu metode sederhana untuk melakukan penataan dan pembersihan tempat kerja yang dikembangkan dan diterapkan di Jepang 5R merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar.
Baca Juga : TCI Gelar Workshop Full Year Plan Transformasi Bisnis 2019
Program 5R merupakan PONDASI DASAR dalam menerapkan Lean Managementuntuk menghasilkan proses yang lebih efektif dan efisien, pelayanan yang lebih cepat, biaya yang lebih rendah, serta kualitas mutu dan pelayanan yang lebih baik.
Program 5R menghindari terjadinya pemborosan-pemborosan dalam aktivitas yang seringkali tidak kita sadari. Seperti pemborosan pergerakan material (transport), pergerakan orang (motion), stok (inventory), overproses, overorder, menunggu (waiting), bahkan defect(kesalahan).
Bila tempat kerja tertata rapi, bersih dan tertib, maka kemudahan bekerja bagi karyawan/ pekerja dapat diciptakan dan dengan demikian 4 bidang sasaran pokok industri, yaitu :
- Efisiensi
- Produktifitas
- Kualitas
- Keselamatan kerja
Dengan pemahaman akan kemampuan diatas semoga dapat menjadi langkah awal dalam proses penerapan Program 5 R di dalam lingkungan kerja, mempermudah cara maupun kinerja karyawan.
A. RINGKAS
Prinsip ringkas adalah memisahkan segala sesuatu yang diperlukan dan menyingkirkan yang tidak diperlukan dari tempat kerja. Mengetahui benda mana yang tidak digunakan, mana yang akan disimpan, serta bagaimana cara menyimpannya supaya dapat mudah diakses terbukti sangat berguna bagi perusahaan.
Baca Juga : 5 STRATEGI PERUSAHAAN RAKSASA SAAT MEMBUTUHKAN BUSINESS COACH
Manfaat apa yang didapat dalam penerapan ringkas?
1. MENGETAHUI JUMLAH FISIK BARANG YANG TERDAPAT DI LINGKUNGAN KERJA
Dengan melakukan aktifitas ringkas secara tidak langsung seseorang atau karyawan akan selalu melakukan cek dan ricek akan barang-barang yang ada di lingkungan kerja. Hal ini juga dapat digunakan sebagai acuan dalam permintaan barang dan meminimalisir kehilangan atau kerusakan akan suatu barang.
2. TIDAK ADA BARANG YANG BERLEBIHAN DI TEMPAT KERJA
Pemilahan terhadap barang yang diperlukan dan tidak diperlukan dapat menimbulkan dampak positif bagi karyawan di lingkungan kerjanya dimana seseorang rutin melakukan pemilahan dan tidak adanya penumpukan barang yang tidak diperlukan lagi di area kerja.
Bagaimana standart ringkas dapat terjaga?
1. PASTIKAN BARANG-BARANG YANG TERDAPAT DI AREA KERJA
Sebelum karyawan melakukan aktifitas pemilahan alangkah baiknya karyawan dapat membuat daftar nama barang yang terdapat di area kerja. Hal ini dimaksudkan agar karyawan mengerti barang-barang yang ada beserta jumlahnya
2. PENETAPAN KATEGORI DENGAN MENGGUNAKAN TANDA
Tanda dapat digunakan untuk mempermudah karyawan dalam melakukan pemilahan. Misalnya menggunakan tanda merah untuk barang yang tidak diperlukan, menggunakan hijau untuk barang-barang yang masih diperlukan
3. PENJADWALAN AKTIFITAS RINGKAS
Rutin melakukan aktifitas ringkas dapat memudahkan karyawan dalam melakukan pemilahan secara tidak langsung juga akan mendorong karyawan dalam berpartisipasi mendukung aktifitas ini.
Langkah mudah dalam menerapkan ringkas :
1. DAFTAR BARANG DAN JUMLAHNYA
Karyawan memastikan ketersediaan barang-barang yang terdapat di area kerja. Hal tersebut dimaksudkan agar karyawan ikut menjaga atau peduli terhadap barang-barang yang ada di area kerja. Selain itu karyawan dapat mengetahui stock dan memiliki perencanaan dalam pengajuan permintaan terhadap barang yang dapat membantu proses kerja
2. PEMBERIAN TANDA KHUSUS DENGAN KRITERIA PEMILAHAN
Tanda yang dimaksudkan adalah dengan dua kategori diperlukan dan tidak diperlukan. Untuk barang-barang yang diperlukan diberi tanda warna hijau dan untuk barang-barang yang tidak diperlukan diberi tanda merah. Barang yang telah diberi tanda merah dapat disingkirkan atau dimusnahkan, sedangkan barang dengan tanda hijau dapat disimpan pada tempat yang telah disediakan.
3. PEMBUATAN JADWAL RINGKAS
Jadwal rutinitas ringkas membuat karyawan berpartisipasi di lingkungan kerjanya serta menjadikan karyawan lebih peduli tempat kerja.
4. PENENTUAN LOKASI/ AREA TEMPAT PENYIMPANAN SEMENTARA (TPS)
TPS digunakan untuk menyimpan barang-barang yang masih dipergunakan namun sangat jarang pemakaiannya. Atau menyimpan barang-barang yang sudah tidak digunakan dalam pekerjaan namun tidak boleh dibuang oleh perusahaan. Tandai area TPS agar memudahkan karyawan untuk menyimpan barang-barang di tempat tersebut.
B. RAPI
Prinsip rapi adalah menyimpan barang sesuai dengan tempatnya.
Kerapian adalah hal mengenai sebagaimana cepat kita meletakkan barang dan mendapatkannya kembali pada saat diperlukan dengan mudah. Perusahaan tidak boleh asal-asalan dalam memutuskan dimana benda-benda harus diletakkan untuk mempercepat waktu dalam memperoleh barang tersebut.
Manfaat yang diperoleh dalam penerapan rapi :
1. LINGKUNGAN KERJA MENJADI TERTATA
Lingkungan kerja yang tertata hal ini rasa nyaman bagi karyawan yang terdapat di dalamnya.
2. TERCIPTANYA KEMUDAHAN, KECEPATAN, DAN KETEPATAN PENGAMBILAN BARANG KETIKA DIPERLUKAN
Dengan adanya pemberian label pada masing-masing alat / barang maupun lokasi memudahkan seseorang dalam mengenali dan mempermudah dalam mencari apabila barang tersebut diperlukan dalam proses kerja.
Standart yang mesti dijaga dalam penerapan rapi :
1. LAYOUT
Hal ini dimaksudkan agar mempermudah seseorang dalam merencanakan penempatan barang yang ada di lingkungan kerja
2. LABEL
Pemberian label-label / nama / kode terhadap barang-barang yang digunakan dalam proses kerja. Hal tersebut memberikan manfaat terhadap karyawan untuk mengenali dan mempermudah dalam mencari sebuah barang yang akan digunakan.
Baca Juga : Cara Start Up Bersaing Sehat Saat Investor Lesu
3. GARIS-GARIS BATAS
Adanya garis batas di tempat kerja agar barang-barang yang ada tidak berpindah tempat serta membuat semua karyawan yang ada di tempat kerja menjadi taat akan aturan rapi
Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menerapkan rapi :
1. MELAKUKAN PEMBUATAN DESAIGN LAYOUT RUANGAN ATAU TEMPAT KERJA
Sebelum membuat label hal yang paling mendasar dari rapi adalah layout. Ini dimaksudkan agar kita dapat memanfaatkan ruang yang ada sesuai dengan kapasitasnya. Dalam pembuatan layout sangat diperlukan perhitungan jumlah barang dengan kapasitas ruangan
2. PEMBERIAN LABEL TERHADAP SEMUA BARANG YANG ADA DI TEMPAT KERJA
Pada setiap barang yang ada dalam tempat kerja wajib diberikan penanda untuk mempermudah karyawan mengenali barang-barang di tempat kerja. Label-label yang digunakan boleh hanya dengan tulisan maupun dengan pemberian warna-warna khusus untuk mengingatkan setiap karyawan akan keberadaan sebuah barang.
3. MEMBUAT GARIS BATAS DI TEMPAT KERJA
Garis-garis dibuat dengan menyesuaikan layout yang telah digambar. Pembuatan garis dapat dengan menggunakan cat atau isolasi atau stiker warna. Dengan adanya garis-garis pembatas diharapkan karyawan pada tempat kerja tersebut mematuhi aturan rapi dan tidak sembarang dalam menempatkan barang
C. RESIK
Prinsip resik adalah membersihkan tempat/ lingkungan kerja, mesin/ peralatan, dan barang-barang agar tidak terdapat debu, kotoran dan bau. Kebersihan harus dilaksanakan dan dibiasakan oleh setiap orang mulai dari pimpinan hingga pelaksana/ operator yang ada.
Pada aktivitas Resik ini bujan hanya terkait standar cara membersihkan, tapi mengandung prinsip preventif. Yaitu sambil membersihkan area kerja, juga melakukan pengecekan mengenai kondisi atau status barang2 apakah masih bagus atau perlu dilakukan perbaikan (preventif).
Manfaat yang dapat diperoleh ketika menerapkan resik :
1. MENCIPTAKAN LINGKUNGAN YANG BERSIH
Dengan adanya kegiatan pembersihan yang rutin dapat menciptakan tempat kerja bebas dari debu, kotoran dan bau. Lingkungan juga dapat terbebas dari sumber-sumber penyakit atau virus yang dibawa kotoran.
2. MENGHINDARKAN PRODUK DARI KONTAMINASI
Ketika lingkungan sudah menjadi bersih diharapkan sudah dapat meminimalisir atau menghilangkan sumber kontaminasi.
3. MENUMBUHKAN RASA NYAMAN UNTUK PEKERJA
Jika lingkungan kerja bersih dapat menumbuhkan rasa nyaman karyawan yang ada di dalammnya. Selain itu juga dapat meminimalisir stress dikarenakan penumpukan kotoran yang ada di sekitar lingkungan pekerja
4. SEBAGAI FUNGSI PREVENTIF MAINTENANCE
Perlengkapan/ peralatan / material terjaga dalam kondisi bagus dengan melakukan pengecekan kondisinya saat dilakukan aktivitas membersihkan.
Jika lingkungan kerja bersih dapat menumbuhkan rasa nyaman karyawan yang ada di dalammnya. Selain itu juga dapat meminimalisir stress dikarenakan penumpukan kotoran yang ada di sekitar lingkungan pekerja
Standart yang harus dijaga dalam menerapkan resik :
1. ALAT KEBERSIHAN TERPENUHI
Alat-alat kebersihan yang ada di lingkungan kerja baiknya dapat terpenuhi sesuai dengan kebutuhan atau fungsinya Alat-alat kebersihan sesuai tempatnya (yang boleh dan yang tidak boleh di tempat tertentu).
2. PENANGGUNG JAWAB
Dengan adanya penanggung jawab membuat karyawan menjadi berkomitmen terhadap apa yang ditugaskan (khususnya kegiatan resik).
3. KEGIATAN RESIK TERJADWAL
Jadwal tentang kegiatan resik sebagai bentuk pengingat karyawan dalam melaksanakan tugas dan menumbuhkan kepedulian karyawan terhadap kebersihan lingkungan kerja.
Langkah mudah dalam menerapkan resik di lingkungan kerja
1. MEMBUAT LIST DAFTAR ALAT KEBERSIHAN
Langkah pertama dalam melakukan aktifitas resik adalah mencatat semua kebutuhan alat-alat kebersihan yang dapat digunakan di lingkungan kerja. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan aktifitas kebersihan dan alat-alat kebersihan yang digunakan menjadi lebih efektif.
2. ADANYA PENANGGUNG JAWAB KEBERSIHAN
Menunjuk salah satu karyawan yang ada di lingkungan kerja untuk menjadi penanggung jawab kebersihan. Tugas penanggung jawab kebersihan adalah sebagai penghubung atau sebagai fasilitator untuk menyampaikan aktifitas kebersihan yang sudah dilakukan dan mengevaluasi bagaimana kebersihan di lingkungan kerja.
3. JADWAL KEBERSIHAN
Jadwal kebersihan dapat dibuat dengan menyesuaikan jumlah orang yang ada di lingkungan kerja. Pembagian jadwal kebersihan dimaksudkan sebagai alat control terhadap kebersihan ruangan. Pelaksanaan jadwal kebersihan dapat dibuat dengan mempertimbagkan kapan harus dibersihkan, bagaimana proses pembersihan.
D. RAWAT
Prinsip rawat adalah mempertahankan hasil yang telah dicapai pada (Ringkas, Rapi, Resik) sebelumnya dengan membakukannya (Standarisasi). Prinsip ini dapat berjalan apabila dilaksanakan oleh semua karyawan yang ada di lingkungan kerja.
Manfaat dari penerapan rawat di lingkungan kerja :
1. PERALATAN MENJADI BERUMUR LEBIH LAMA
Dengan merawat karyawan akan dibiasakan untuk peduli pada peralatan-peralatan yang ada di lingkungan kerja. Hal ini dapat menjadikan peralatan yang dipakai menjadi awet dan lama umurnya.
2. UJUNG-UJUNGNYA PERUSAHAAN DAPAT BERKOMPETISI DENGAN PERUSAHAAN LAIN.
Peralatan-peralatan atau mesin-mesin yang senantiasa dilakukan perawatan tentunya membuat peralatan tersebut awet atau tidak mudah rusak. Dengan peralatan yang tidak mudah rusak perusahaan dapat menghemat pengeluaran yang ada, dan pada akhirnya dana yang digunakan untuk perbaikan dapat digunakan dalam mengembangkan produk yang dihasilkan
Standarisasi yang dapat dijaga untuk aktifitas rawat :
Pembakuan atau standarisasi
Pembuatan standarisasi setiap pekerjaan rawat (Ringkas, Rapi, Resik) membuat para karyawan menjalankan kegiatan-kegiatannya secara seragam atau terjadi kesamaan antara karyawan yang satu dengan yang lain.
Langkah-langkah dalam menerapkan rawat di lingkungan kerja :
1. PEMBUATAN STANDARISASI PEKERJAAN 3R (RINGKAS, RAPI, RESIK)
Pekerjaan-pekerjaan yang telah dikerjakan dalam 3R (Ringkas, Rapi, Resik) dibakukan dalam aturan tertulis (standart operational prosedur). Dalam membuat standart ditentukan berdasar kesepakatan bersama juga dengan dicantumkannya hasil-hasil yang telah didapat.
2. MENGKOMUNIKASIKAN STANDART YANG ADA KEPADA KARYAWAN
Langkah berikutnya setelah dibuatkannya standart tentang 3R (Ringkas, Rapi, Resik) adalah mengkomunikasikan kepada karyawan yang bekerja di lingkungan kerja. Bentuk komunikasi dapat berupa aktifitas training standar 5R, koordinasi di masing-masing bagian saat briefing sebelum bekerja, adanya poster atau spanduk di area kerja.
E. RAJIN
Prinsip rajin adalah terciptanya kebiasaan pribadi karyawan untuk menjaga dan meningkatkan apa yang sudah dicapai. Rajin di tempat kerja berarti pengembangan kebiasaan positif di tempat kerja. Apa yang sudah baik harus selalu dalam keadaan prima setiap saat. Prinsip rajin di tempat kerja adalah “lakukan apa yang harus dilakukan dan jangan melakukan apa yang tidak boleh dilakukan”.
Baca Juga : Bangun Bisnis di Usia Muda
Manfaat penerapan rajin :
1. PRIBADI-PRIBADI YANG BERDISIPLIN
Dengan menerapkan prinsip rajin maka dapat menjadikan karyawan menjadi lebih berdisiplin diri tentang aturan-aturan dalam 5R (ringkas, rapi, resik, rawat, rajin). Tingkah laku karyawan menjadi lebih terarah dan menjadikan lingkungan kerja menjadi lebih tertata serta bersih
2. MENJADIKAN 5R (RINGKAS, RAPI, RESIK, RAWAT, RAJIN) SEBAGAI BUDAYA
Kebiasaan-kebiasaan yang sudah melekat pada diri karyawan menjadikan karyawan lebih peduli terhadap lingkungannya. Dengan kepedulian yang ada dapat membuat karyawan saling mengingatkan antar karyawan untuk mentaati aturan-aturan yang ada dalam 5R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin)
Yang dapat menjadi standart dalam rajin :
KOMITMEN
Penerapan rajin dapat menjadi terhambat apabila tidak ada tindak lanjut dari managemen. Tindak lanjut ini dapat berupa bentuk teladan dari atasan untuk bersama-sama melaksanakan standart-standart yang telah dibuat juga dapat berupa bentuk penghargaan terhadap karyawan yang menjadi teladan 5R (ringkas, rapi, resik, rawat, rajin)
Langkah-langkah yang dapat diterapkan dalam rajin :
1. KOMITMEN BERSAMA
5R (ringkas, rapi, resik, rawat,rajin) dapat berjalan apabila terdapat komitmen dari masing-masing karyawan dengan mematuhi segala aturan di lingkungan kerja dan saling mengingatkan apabila terjadi kesalahan maupun kekurangan dalam penerapannya.
2. TELADAN ATASAN
Hal yang paling mendasar dalam penerapan rajin adalah contoh dari atasan. Ini berdasarkan apa yang dapat dilihat dalam lingkungan dimana seorang anak balita mampu melakukan pergerakan setelah mendapat contoh dari orang tuanya. Apabila atasan tidak mampu memberikan contoh yang baik juga menimbulkan dampak negatif terhadap lingkungan kerjanya. Oleh karena itu dibutuhkan contoh yang baik dari atasan agar mampu mendorong karyawan berbuat lebih baik.
3. KOMUNIKASI DI LINGKUNGAN KERJA
Adanya bentuk evaluasi kinerja 5R (ringkas, rapi, resik, rawat, rajin), hal ini sebagai alat kontrol terhadap hambatan dan bentuk perbaikan. Bentuk evaluasi dapat diadakan setiap minggunya agar lebih berjalan efektif dan tidak terlalu lama dalam perbaikannya sehingga lingkungan kerja menjadi tertata, nyaman, dan bersih. Dalam evaluasi selain bentuk perbaikan juga dapat diberikan bentuk penghargaan terhadap karyawan maupun lingkungan yang senantiasa menerapkan 5R (ringkas, rapi, resik, rawat, rajin). Penghargaan tersebut sebagai stimulus karyawan untuk meningkatkan kinerjanya di lingkungan kerja khususnya dalam menerapkan 5R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin)
4. LAKUKAN AUDIT 5R
Melakukan audit program 5R secara berkala dan konsisten, dapat mempertahankan bahkan meningkatkan kondisi 5R di area kerja. Yang jelas dan pelaksanaan audit yang terus menerus sangat diperlukan, bila diperlukan, perlu adanya aturan mengenai sangsi terhadap karyawan yang tidak melaksanakannya.
Semua konsep yang telah diterapkan ini harus tetap dijaga, untuk membantu agar penerapan 5R ini dapat terus dijaga.
Dapat dilakukan dengan :
- Pengembangan Kesadaran Karyawan
- Inspeksi atau Audit 5R
- Lomba 5R
- Kampanye 5R (rambu, spanduk, banner, dan lainnya)
- Lomba Ide perbaikan (Continuos improvement)
Membangun budaya 5R di perusahaan tidaklah semudah yang dibayangkan, oleh karena itu peranan level Top manajemen, sangat memegang peranan penting untuk memberikan contoh dan menjadi panutan dalam membangun budaya 5R di perusahaan.
Salam Pencerahan,
Praktisi Continuous Improvement Program
(Zulham Mustamin, ST CSSBB CBA)
Artikel : Link
Image : Google
