Apakah efektif lebih baik dari efisien ataukah efisien lebih baik dari efektif? Pertanyaan ini diajukan spontan kepada saya saat saya sedang melakukan workshop di Hotel Holiday Inn Kemayoran (09/02) dalam tema Efficiency Mastery. Bagi sebagian dari Anda mungkin juga pernah menanyakan hal yang sama tentang ini.
Masih banyak sekali Business Owner kebingungan dan terjebak dengan pertanyaan semacam ini atau mungkin tidak paham perbedaan antara efektif dan efisien. Akhirnya hal ini berdampak buruk pada bisnis yang dijalankan. Kenapa? Karena Business Owner melakukan pemborosan-pemborosan dalam bisnis yang tidak disadari dan dijalankan secara terus menerus. Business owner mendapat untung besar tetapi perusahaan merugi. Kok bisa? Nah, inilah yang akan kita bahas secara mendalam dalam artikel kali ini.
So, mari kita pelajari terlebih dahulu pertama-tama adalah apa yang membedakan bisnis yang efektif dengan bisnis yang efisien?
Related Article : 3 Efisiensi Bisnis Menambah Profit
BISNIS EFEKTIF DAN EFISIEN
Bisnis yang efektif adalah bisnis yang terus-menerus menembus target. Mereka menggunakan cara-cara yang tepat, biaya yang cukup signifikan untuk mencapai target perusahaan. Jadi, efektifitas berkaitan dengan TARGET, WAKTU dan HASIL AKHIR.
Misal, jika saya bertanya seperti ini: apakah efektif membunuh lalat menggunakan meriam? Tentu efektif. Apakah efektif membunuh nyamuk dengan bom nuklir? Tentu efektif. Tetapi apakah yang Anda lakukan itu bisa dibilang efisien? Belum tentu. Apakah hasil akhirnya tercapai? Jawabannya tercapai. Namun dalam hal ini saya akan bertanya, apakah yang Anda lakukan bisa dicapai dengan biaya yang murah? Belum tentu.
Nah, efisiensi berkaitan dengan BIAYA dan SUMBER DAYA. Jika Anda menggunakan sumber daya yang banyak tetapi mencapai hasil yang sedikit berarti Anda tidak efisien.
Sedangkan apabila Anda mencapai hasil tertentu dengan biaya yang lebih sedikit. Ini artinya Anda efisien.
RUMUS EFEKTIF DAN EFISIEN
Rumus efektifitas dan efisien hampir sama. Jika dalam efisiensi, rumusnya adalah HASIL dibagi dengan SUMBER DAYA Anda. Misal, jika Anda ingin mengukur HASIL akhir Anda adalah omzet, kemudian SUMBER DAYA Anda adalah manusia. Penghitungannya adalah omzet dibagi jumlah manusia. Katakanlah omzet Anda sebesar Rp. 1 M dibagi jumlah manusia sebanyak 100 orang. Berarti 1 orang bisa menghasilkan Rp. 10 Ribu.
CARA MENCAPAI BISNIS EFEKTIF DAN EFISIEN
Nah, apabila jumlah karyawan yang 100 itu dikali dengan hasil akhir efisiensi yang Rp. 10 Ribu, maka hasilnya adalah 1 Milyar. Ini menunjukkan Anda bisa menghasilkan output dengan menggunakan sumber daya 100 orang. Tetapi ada juga yang menggunakan 50 orang, namun bisa mendapatkan hasil yang sama dengan 100 orang. Ini bisa jadi 50 orang lebih efisien daripada 100 orang. Nah, Inilah efisiensi.
Sedangkan apabila Anda berbicara target, maka Anda sedang berbicara soal waktu. Misal, Anda mempunyai target 1 Milyar dan bisa tercapai dalam waktu 1 tahun atau seperti ini, Anda mempunyai target 1 Milyar tetapi bisa tercapai dalam waktu 1 bulan. Mana yang lebih efektif? Yang efektif adalah 1 Milyar dicapai 1 bulan.
Lagi-lagi pertanyaannya adalah berapa orang yang mengerjakan atau mempercepat bisnis Anda dari omzet yang 1 milyar bisa tercapai dalam jangka waktu 1 bulan atau 1 tahun itu? Jika orang yang menjalankan bisnis Anda begitu banyak, memang penjualannya cepat tercapai tetapi apakah biayanya efisien?
So, apabila kita mencapai kesimpulan-kesimpulan ini, maka Anda akan memahami bahwa efektifitas berkaitan dengan waktu sedangkan efisiensi berkaitan dengan sumber daya. Business Owner harus bagaimana? Business Owner harus memikirkan dua-duanya, yakni harus tepat waktu tapi harus rendah biaya.
Nah, sekarang pertanyaannya adalah bagaimana cara kita mencapai kedua hal tersebut dalam bisnis? Ada 4 landasan penting yang harus Anda pahami tentang efektif dan efisien dan hal ini wajib Anda terapkan secara baik dan benar agar Bisnis Sukses, yakni:
Related Article : Bisnis adalah Soal Proses dan Strategi
1. SKILL SUMBER DAYA
Landasan yang pertama adalah Business Owner harus memahami skill sumber daya yang mereka miliki. Kenapa? Karena jika sumber daya yang dimilikinya sangat skillful, maka akan sangat efektif dalam perusahaan.
Ada banyak orang ketika menjalankan bisnis dengan sumber daya yang tidak skillful, akhirnya butuh banyak orang. Kenapa? Benar, karena orang-orangnya tidak mempunyai skill dan akhirnya perusahaan membutuhkan tambahan SDM. “Pak, saya kerjanya sibuk. Tambah orang donk.” YA, permasalahan ini dikarenakan Anda tidak memiliki sumber daya yang canggih dan pintar, yang pada akhirnya Anda membutuhkan banyak orang.
Sebaliknya, ada orang yang skillnya tinggi kemudian kerjaan 5 orang bisa di
kerjakan oleh 1 orang. Ini artinya apa? Efektif dan efisien. Ingat, bahwa untuk menjalankan Bisnis Sukses yang efektif dan efisien maka sumber daya Anda harus terlatih.
2. TEPAT SASARAN
Tepat sasaran maksudnya adalah jangan menetapkan sebuah target yang tidak prioritas atau jangan menentukan target yang terlalu banyak. Misal, “saya tahun ini mau naik profit, mau naikin biaya, mau nambah orang, nambah produk dan seterusnya.” Terlalu banyak kemauan yang Anda targetkan dan akhirnya kerja tidak efektif. Kenapa?
Karena terlalu banyak fokus dan kemauan yang Anda inginkan. Hal ini berdampak pada bisnis Anda dan bisnis tersebut bisa jadi akan kehilangan arah. Karena kehilangan arah, Business Owner jadi bingung, “dimana ya saya harus menambah orang, dimana ya saya harus kerja yang lebih fokus atau dimana ya saya harus kerja lebih cepat”.
Nah, intinya kita tidak pernah tahu dimana fokus yang akan kita kejar. Tapi andai kata Anda memiliki target, maksimum 3 goal, maka efektif dan efisien bisa tercapai.
3. MENGHILANGKAN PEMBOROSAN
Dalam pekerjaan sehari-sehari, kita seringkali melakukan pemborosan. Nah, pemborosan ini banyak sekali bentuknya. Misal, pemborosan menunggu. Menunggu ini merupakan salah satu bentuk pemborosan kecil tetapi memiliki dampak yang cukup besar bagi bisnis dan organisasi apapun. Contoh pemborosan jenis ini antara lain produksi berhenti karena mesin rusak (manufaktur), proses berhenti karena menunggu persetujuan dari atasan (perkantoran), dan sales tidak jualan karena menunggu customer. Pertanyaannya adalah apakah ini adalah hal yang efektif dan efisien?
Nah, menunggu ini bukanlah pekerjaan yang efektif. Kenapa? Saya pernah melakukan sebuah training dan ternyata saya harus menunggu peserta yang datang hampir satu jam. Inilah jenis pemborosan dan pemborosan lain yang bisa dilihat dari pekerjaan sehari-hari adalah pemborosan yang berkaitan dengan gerakan atau bolak-balik.
Jadi, Anda atau karyawan Anda seringkali melakukan gerakan-gerakan mondar-mandir, bolak-balik. Ini adalah pekerjaan yang mengakibatkan pemborosan terlalu banyak. Mengerjakan sesuatu yang tidak tuntas dan dikoreksi oleh orang lain, balik lagi untuk dikoreksi kemudian dikoreksi ulang dan berulang lagi. Nah, ini tidak tuntas dan menjadi tidak efektif atau efisien.
Related Article : Rahasia Memaksimalkan Waktu Anda Saat Ini
4. PEMBOROSAN INVENTORY
Pemborosan inventory maksudnya adalah menumpuk barang. Menumpuk barang bisa jadi bagus, kalau mau lebaran. Tetapi kalau menumpuk barang dan akhirnya barang tidak terjual lalu barang menjadi deadstock, bagaimana? Ya… jadi tidak efektif dan tidak efisien.
Bagaimana caranya supaya kita bisa mencapai efektif dan efisien dengan lebih cepat? Anda harus memahami teknik-teknik dasar tentang EFFICIENCY MASTERY.
Jadi, dasarnya adalah efisiensi, bukan efektifitas. Mengapa harus efisiensi? Karena kalau dasarnya adalah efektifitas kemudian Anda ingin mengejar target, yang terjadi adalah Anda tidak peduli dengan biaya yang Anda keluarkan atau tidak peduli dengan sumber dayanya. Hal ini berdampak pada Bisnis Sukses dan Anda akan kehilangan biaya yang besar.
Tetapi kalau landasannya adalah efisiensi maka Anda akan fokus pada sumber daya yang ada untuk menghasilkan hasil tertinggi. Jadi, sumber dayanya harus dibuat terlebih dahulu dan sumber dayanya harus di analisa lalu di dongkrak supaya lebih dahsyat lagi. Inilah Prinsip Efisiensi.
Misal, kalau Anda mempunyai karyawan 5 orang, apa yang bisa Anda lakukan agar 5 orang ini bisa menghasilkan pekerjaan 10 sampai 20 orang? Yang tadinya produktifitasnya satu menjadi produktifitasnya dua, yang tadi hasilnya satu orang satu, sekarang satu orang bisa menjadi lima. Inilah yang harus Anda tambahkan.
So, semoga artikel ini memberikan manfaat untuk Anda dan seluruh Business Owner di Indonesia.
Salam Pencerahan!
ABOUT THE AUTHOR TOM MC IFLE
Dia pernah terpilih menjadi TOP 100 COACH in the World yang terbaik dan tercepat di Platinum Mentor Coach. Pada saat yang bersamaan, penyuka hobi travelling ini mendapat penghargaan Action Man Award Asia Pacific 2007 dan menjabat sebagai Head of Coach Indonesia. Menyandang berbagai sertifikasi dan award, yaitu Exclusive Master License Money Coaching Institute, USA, Master Coach Money Coaching pertama di Indonesia, dan Man of The Year Six of The Best versi Majalah ME Asia, dll.
Artikel : Link
Image : Google
